Répondre aux mails pros est devenu une tâche courante et indispensable au travail, étant donné l’utilisation du courrier électronique comme principal outil de communication. Nombreux sont toutefois ceux qui rencontrent des difficultés avec la formulation, les tonalités et les formules de politesse à employer. Voici 4 astuces pratiques pour répondre correctement à ces mails professionnels, notamment si vous êtes en alternance.

Astuce 1 : Identifier le destinataire

Le ton change en fonction du destinataire du message. Il est donc important de déterminer exactement le lien hiérarchique avec celui-ci, ainsi que son poste occupé au sein d’une entreprise d’accueil.

Adoptez un ton formel pour un supérieur hiérarchique, un recruteur ou un client. Optez pour un ton semi-formel avec un simple collègue pour éviter la familiarité. Il est toutefois possible d’utiliser un ton plus direct pour un contact fréquent.

Pour répondre aux mails pros durant votre contrat d’alternance, il faut, par ailleurs, utiliser les vocatifs comme : Chère Madame, Cher Monsieur, Madame la Directrice, Monsieur le Directeur, etc.

Astuce 2 : Opter pour une formule de salutation adaptée

Il est recommandé de commencer le mail par une formule de salutation soignée et d’éviter les formules familières ou froides. La salutation d’ouverture installe la courtoisie et la politesse à la première ligne de votre mail professionnel.

Utilisez par exemple des termes tels que :

• « Bonjour Monsieur »
• « Bonjour Madame »
• « Monsieur l’inspecteur »

Pour un mail très formel, il est même possible d’employer :

• « J’ai l’honneur de vous écrire… »
• « J’ai l’honneur de m’adresser à vous… »

Ainsi, les formules courantes comme « Salut » ou « Bonjour » sont à éviter.

Astuce 3 : Utiliser une formule d’introduction ou de transition claire

Une phrase de transition ou de contexte permet d’introduire le message pour entrer dans le vif du sujet. Cela montre votre respect envers le destinataire et indique que vous suivez une correspondance ou que vous avez bien lu les échanges précédents.

Une telle formule a aussi pour vocation d’adoucir un rappel, une demande ou une observation. Ainsi, le cadre devient plus formel et plus rassurant.

Pour ce faire, utilisez des phrases comme :

• « Je vous remercie pour votre retour »
• « Suite à votre demande »
• « Je fais suite à notre échange »

Astuce 4 : Soigner la formule de politesse finale

Répondre aux mails pros inclut aussi la sélection d’une formule de clôture adaptée. Cette dernière doit être soigneusement établie car elle laisse une impression durable.

Vous avez notamment le choix entre une formule neutre et efficace comme « Cordialement » ; ou un ton formel comme « Bien cordialement » ou « Avec mes salutations distinguées ».

Dans un cadre très formel, il est préférable d’opter pour « Veuillez agréer, Monsieur/Madame, l’expression de mes salutations distinguées ». Si vous formulez un rappel ou une demande, n’oubliez pas d’ajouter : « Dans l’attente de votre retour » ou « Espérant votre réponse favorable » avant la formule finale. Ces expressions peuvent aussi être utilisées dans votre lettre de motivation en alternance.

Répondre à des mails pros devient plus simple avec ces 4 réflexes. Ils vous aident à choisir le ton, les formules de politesse et la technique adaptés pour communiquer dans un cadre professionnel, y compris dans le cadre d’une alternance. Ce cadre formel renforce votre crédibilité, tout en vous accompagnant vers une attitude plus professionnelle.